誰よりも成果を上げて残業ゼロで6時に帰る
6つの仕事術

会社は残業を減らせと言うが、その意図するところは、多くの場合残業代を減らすことにある。したがって、サービス残業であれば、会社はさほどムキにはならない。勿論、残業代が支給されるかどうかは別にして、鬱病や長期休養といった長時間労働の弊害を会社も認識してきてはいる。

本来であれば、会社自身が、本当の意味で（サービスではなく）、「残業禁止」を打ち出してくれれば一番いいのだが、なかなかそうもいかないので、自分から残業ゼロを実践していくことになる。

しかし、いきなり、残業ゼロにするのはハードルが高いので、例えば、毎週水曜日はノー残業デーと決めて、その日は必ず定時に帰ることから始めたらどうだろう。そして、軌道に乗ってきたら、週1日のノー残業デーをどんどん増やしていこう。

1-1 定時帰りする強い決意を持って臨む

ノー残業デー当日は、朝から何が何でも定時で退社するという強い決意を持って臨む必要がある。出社早々定時退社をまわりに宣言しておくことも有効であるが、場合によっては逆効果になるので注意が必要だ。

とにかく、上司の「ちょっと急いでいるんだけど…お願いできないかなあ？」程度の言葉に負けない固い意志をもってもらいたい。

1-2 残業時間と人事評価は無関係だと認識する

いつも遅くまで残業している人は、まわりから頑張っているように見られる傾向にある。やっている本人も、とても頑張っている気になっている。
一方で、残業を断ると評価が下がるのではないかと心配して、渋々残業をする人もいる。

しかし、残業時間と人事評価はほとんど関係ないと思っておいた方がよい。

どんなに残業をしようとも、それだけの成果を上げていなければその人の評価は当然低くなる。上司は「頑張ってはいるんだけど…（仕事ができないんだよなあ）」と感じるにすぎない。
上司が満足する仕事の成果を上げていれば、あまり残業をしていなくとも、上司はそんなことを気にもしないし、そもそもそんな事実すら知らないだろう。

1-3 仕事に関係ない予定を入れておく

既に予定が入っていれば、自分自身に対して、残業をしない（できない）理由になる。英会話教室のレッスン（レッスン料納付済み）に行くとか、目上の人と会うとか、キャンセルしにくい予定を入れておくとより効果的である。

また、その時間を自分の成長に繋がることに充てると、更に相乗効果を生むことになる。人は定期的にインプットしないと良い成果を発揮できない。残業時間を自分のためのインプットに振り替えることで、仕事のパフォーマンスを高めることになる。

1-4 日頃から職場の仲間に仕事の「貸し」をつくっておく

■人の嫌がることに率先して取り組む
■急な仕事を気持ちよく引き受ける
■トラブルが発生したら自分のことのように手助けする
　…
このように、日頃からある意味まわりに「貸し」をつくって、あなたの定時帰りが受け入れられやすい環境を整えておくとよいだろう。
また、いつもみんなに感謝の気持ちを言葉で表しておくことも、とても有効である。

仕事には必ず締め切りが存在する。ところが、締め切りの本当の大切さをわかっていない人は多い。「すみません、間に合いませんでした」は、言語道断であるが、締め切り違反が頻繁に起こっていることも、残念ながら事実である。

仕事の相手が、顧客であれば、契約を解除されることもあるし、場合によっては損害賠償を請求される。社内のことであれば、会社全体のスケジュールに悪影響を与えることになるだろう。

プロフェッショナルは約束を必ず守らなければならない。特に時間についての約束は極めて重要だ。なぜなら、時間を守ることが、プロフェッショナルとしての信頼を得る重要なファクターだからだ。

締め切りを守れないようでは、残業ゼロの実現を語る資格はない。
当然、残業してでも締め切りを守らなければならないが、そもそも残業しなくとも締め切りを守れるようにならなければならない。

2-1 デッドラインを細かく設定する

デッドラインが1ヵ月後だとしよう。普通の人であれば数日間の余裕をみておくことだろう。そして、少し余裕をもった締め切りから逆算しながら、いつ何をやればよいかスケジュールを決めていくことになる。

ところが、途中の経過が曖昧になりがちだ。何となく予定はあるものの、常に、仕事は遅れがちである。そして、デッドラインが近づくにつれ徐々に焦りが見てくる。すると他の仕事を犠牲にしたり、残業をして、何とか帳尻を合わせることになる。

スケジュールを決めたら、ズルズルと仕事が遅れることを回避するために、要所要所にデッドラインを設定し進捗管理を行うべきである。文字通りデッドラインである。遅れても、後でリカバリーできるなどど考えてはいけない。

そうすることで、計画的にバランスよく仕事を進めることが可能になる。短期間のデッドラインを頻繁に設けることで、適度なプレッシャーがかかり集中力も増す。そして、如何に残業をしないでデッドラインに間に合わせるか自ずと工夫するようになる。

2-2 常に軌道修正する

要所要所にデッドラインを設けたら、その期間内に、必ず1度は軌道修正の要否を検討するようにしよう。間違った方向でデッドライン当日を迎えても全く意味がない。

そこで、必ず、上司に「確認」をしなければならない。

要所要所のデッドラインまでにリカバリーできるタイミングで、自身の仕事の進捗状況を報告し、問題が生じていないか、修正の必要がないか確かめていく。

上司が意図したこととあなたが理解したことは必ずしも一致しない。人の言うことは伝わらない部分の方が多いと思っておいた方がいい。だから、常に「確認」しながら仕事を進めていく必要があるのだ。

2-3 自分のキャパを少し超えるところで成長に繋げる

要所要所のデッドラインは、自分の能力（キャパ）を少し超えると思うところに設定するといい。勿論、元々そんな余裕を持った設定はできないと言うかもしれないが、少し無理をして自分自身に適度な負荷をかけることが重要である。

あなたの成長に繋がることは間違えない。　　　　

誤解を招くといけないので最初に述べておくが、ここでいう「選択と集中」は、重要でない仕事は一切やらないということではない。あくまでも仕事の重要度とリスクを勘案して、あなたの持っている「時間」という資源を、有効に配分していくことを意味する。

3-1 仕事の重要度を見極める

「どんな仕事にも全力です」というのは大切なことである。だが、それは全ての仕事に同じ力を注ぐことではない。なんだか矛盾しているように聞こえるかもしれない。

しかし、仕事には重要度がある。だから重要度に応じて、当然時間のかけ方も違ってくる。例えば、顧客に対する文書と社内での文書を比べたとき、社内での文書は簡略なものとなる。作成にかける時間も少なくて済む。

つまり、それぞれの仕事の重要度に応じた時間配分を行って、重要度に応じた仕事の質を確保していくことを、全ての仕事で全力で取り組んでいくということである。

3-2 リスクの高低を見極める

仕事には重要度があるが、もう1つ忘れてはならないのが仕事の持つリスクである。リスクの高い仕事と低い仕事では、勿論、リスクが高い方により慎重にならなければならない。そのため、リスクが高い仕事にかける時間資源もより多くなる。

必ず、それぞれの仕事のリスクがどのくらいであるかを見極めなければならない。

では、リスクとは一体何だろうか？
ビジネスにおいて、一般的には「失敗により損失を被る危険性（可能性）」と考えられている。

では、仕事の重要度とはどのような関係にあるのだろうか？あくまでもイメージであるが、以下の関係を参考にしてもらいたい。

（１）重要度：高　リスク：高　
　　　⇒優先順位1番。十分な時間をかけて慎重に取り組み高い質を確保する。
（２）重要度：高　リスク：低　
　　　⇒優先順位2番。十分な時間をかけて高い質を確保する。
（３）重要度：低　リスク：高　
　　　⇒優先順位3番。失敗しないだけの時間をかけるがそれなりの質を確保できればよい。
（４）重要度：低　リスク：低
　　　⇒優先順位4番。時間をかけずそれなりの質を確保できればよい。

上記のとおり優先順位をつけたが、いわゆる仕事が割に合うかどうかは別の話である。

3-3 複数の仕事を同時並行で進める

多くの場合、仕事の案件は複数抱えていることだろう。これらの仕事は、同時並行で進めていくと効率的である。

「2.あらゆる仕事にデッドラインを設定する」に記載したとおり、仕事を細分化して要所要所にデッドラインを設けると、必然的に同時平行で仕事を進めることになる。

複数の仕事を同時に進め、細かくデッドラインを設定することにより、あなたはいつも締め切りに追われているように感じるかもしれない。
しかし、これにより、重要な仕事により多くの時間を割くことが可能となる。
重要度の低い仕事は、最速で片付けそれなりの質さえ確保できれば問題ない。その場で片づけてしまうことを習慣化するといい。

間違えなく、あなたの仕事に、メリハリがつくことだろう。

全体の仕事の時間短縮のためには、スケジュール調整の成否が大きな鍵を握っている。二度手間を排除し、時間資源を効率的に配分しなければならない。

4-1 手戻りを生じさせない段取りを組む

時間ロスのうち最も手痛いのが、「手戻り」である。
仕事の方向性が全然違っていたり、ミスやトラブルでやり直しになったりすることがある。今までの苦労が無駄になり、初めに戻ることへの精神的なダメージも大きくどうしても避けたい事象である。

手戻りが発生する原因には、例えば、次のようなことが考えられる。
■初めに仕事の方向性をしっかりと確認していなかった（誤った方向に進んでしまった）。
■仕事を遂行する上での課題が全て洗い出されていなかった（予期せぬ問題が発生した）。
■部下に誤った指示を出した。意図した内容が伝わらなかった。
■成果物を焼失した（例：データの誤削除、ミーティングの記録をとらなかった）。

手戻りの原因をみていくと、方針の確認が足りなかったり、適切な指示ができていなかったり、コミュニケーションミスに起因することが大きい。先ほども触れたが、人の言うことは半分以上は伝わっていないので、くどいぐらいの確認が必要である。

また、どのような問題が発生する可能性があるかを常に念頭において、仕事を進めることが重要である。トラブルが起こってから解決させることは並大抵のことではない。予防しておくことが手戻りを生じさせないコツである。

4-2 早期に日程調整を開始する

どこの職場でも、会議やミーティングが頻繁に行われている。毎週月曜日10時から11時までと決まっていればよいが、定例会議ばかりではない。参加者が多いと日程調整は大変である。

また、顧客を訪問するアポイントの調整も難しい。1人であればまだしも、社内から複数名が出席するような場合には、関係者の都合をつけるのに骨が折れる。

いろいろと日程調整をする機会は多いが、とにかくできるだけ早期に日程調整を始めることが重要である。早ければそれだけ関係者の日程が空いている可能性も高く、スムーズに調整が進む。

また、次回も同じメンバーで会議を行う場合や訪問先の顧客を再度訪問する場合など、その場で次回日程を調整してしまえば、おおきな時間短縮になるケースもしばしばある。

4-3 複数の仕事を一度で終わらせることを考える

次回会議の日程調整をその場で行うこともそうであるが、できるだけ一度に複数の仕事を終わらせることができるやり方を考えるとよいだろう。

例えば、顧客の会社を訪問する際、同じ会社の別の部署に要件のある人がいれば、同じ日にアポイントをとるとか、その会社の近くにいる顧客に要件があれば、合わせてその顧客も訪問するとか、いろいろ考えられる。

「ついでに」という考え方だが、これは非常に有効である。

4-4 隙間時間を有効活用する

会議と会議の間に15分時間が空いた。一仕事するには中途半端な感じがする。どうするかと考えているとすぐに時間は過ぎてしまう。

だから、予め短い時間でやることをリストアップしておくとよい。少し時間をかけてじっくり取り組むこと、ちょっとした時間でやること、最速でその場で片づけることなど、仕事を分類しておけば、
ちょっとした時間を無駄にすることがない。

業務改善というと抵抗感があるかもしれない。「少し工夫する」ぐらいに考えてもらえればいい。その際、自分の仕事を第三者の視点で俯瞰してみつめると効果的である。

もし、自分が上司だったら、自分の仕事に対してどのように指導するか考えるのもよいだろう。
一つの工夫は少しの効果かもしれなが、それらが積もり積もって大きな結果を生み出すことになるので、ぜひ、真剣に考えてもらいたい。

5-1 業務を細分化する

1つの大きな仕事も複数の小さな業務の集まりにすぎない。どんなに困難な仕事であっても、細分化していけば、１つ１つの業務は処理できるレベルになる。

それに、業務を細分化することで、何が問題になるのか、どこが仕事を困難にしているポイントなのかが見えてくる。

だから、漠然と仕事に取り掛かるのではなく、業務を細分化し、処理可能なレベルで１つ１つクリアーしていくことを考えよう。

5-2 業務を棚卸して分類する/止める、任せる、改善する

ルーティンワークを含め、自分の業務を一度棚卸してみて欲しい。どんな業務を行っているかを洗い出せたら、今度はこれらを、
■止めるもの
■任せるもの
■改善するもの
に分類する。

止めるとは、文字通り、今後、その業務を行わないことである。なんとなく先輩から引き継いだものの本当のところなぜ行っているかわからない業務がしばしばある。
こういった業務は止める必要がある。ただ、止めることに抵抗を示す人もいるので、なぜ不要なのかを明確にした上で交渉していかなければならない。

任せるとは、自分以外の人に仕事を譲ることである。それは外部に委託することかもしれないし、社内の他の人にお願いすることかもしれない。ポイントは、自分が行うよりも会社にとって有益であるかどうかである。
お金をかけて外注した方が、社内であなたが行うよりも低コストで効率的であるとか、社内の他の人にお願いした方がその人の仕事との相乗効果が見込めるとか理由はいろいろある。

改善するとは、もっと効率的に進める方法がないか工夫することである。これまでのやり方にとらわれず、少しでもよい方法を見つけよう

5-3 業務を標準化する

同じような業務を違うやり方で行っていてはどうしても効率が悪い。最も効率的で標準的なやり方があるはずである。一般にマニュアルと言われ文書化されていたりする。

社内のマニュアルは、社内の誰が行っても同じレベルで仕事ができるように業務を標準化したものであるが、あなた自身が行う業務単位でも、最も効率的な方法でどんどん標準化していくべきである。

例えば、報告文書の標準化、メール文書の標準化など、標準化できることはいろいろある。
標準化すれば、同じことで悩んだり、同じことを実施する部分が削減されるので、業務の効率化に極めて有効である。

5-4 成功事例を真似する

業務改善や標準化にあたっては、まずは成功事例を真似することが一番の近道である。自分だけでいくら工夫したとしても限界がある。それよりも、成功実績のある方法を見習うことの方が非常に即効性が高い。

新しいと思えることも、多くの場合、最初は何かを真似することから始まっている。別に恥ずかしいことではない。徹底的に真似をすることで、そこから更なる工夫のヒントが見えてくるはずである。

5-5 整理整頓する

仕事のできる人の机の上は、驚くほどすっきりしている。明日、誰かが赴任してくるために用意されたものではないかとさえ思える。整理整頓ができている人は、それだけ仕事の流れが見えているということである。

パソコンのデスクトップにしろ、書類にしろ、雑然としている人は、頭の中も整理されていないことが多い。仕事の段取りが整理できているとは到底言えないだろう。

とにかく、仕事のできる人は、不要なものをどんどん処分する。終わった資料は次々にシュレッダーにかける。もしかしたら使うかもしれないと躊躇したりせず、かまわずに処分してしまう。

実際、資料を保管しておいても、ほぼ読み返すことはないだろう。

5-6 業務を可視化する

情報共有の重要性が叫ばれているとおり、チームになって仕事をしている以上、業務の可視化は欠かせない。何をどこまで共有するかは、業務の内容にもよるが、少なくとも自分だけしか把握していないことがあってはならない。

問題を抱えて業務を硬直化させてしまうかもしれないし、絶好のタイミングを失ってしまうかもしれない。だから、関係者には適時に情報共有を図っておかなければならない。それにより、無用なトラブルや失敗を事前に防ぎ、手戻りを回避できる。

5-7 標準事例を横展開する

せっかく工夫して効率よく業務を標準化できたのであれば、何もそこで完結するのではなく、他の仕事にも応用していくべきだろう。

勿論、同じように上手くいく保証はない。だが、成功事例を徹底的に横展開していくことが、全体の効率化への近道である。

後輩の指導に消極的な人がいる。自分の仕事の時間を犠牲にして、他人のために費やすことに強い抵抗感を示す。
業務評価の基準に人材育成が盛り込まれ、後輩を指導しなければならないということは認識されてはいるものの、本当の意味で人材育成ができている人は少ない。

だが、人を育てることによって、自分の仕事は減るし、人に教えることが自分の仕事を整理することにも繋がるので、人材育成は非常に重要な業務である。

6-1 仕事を自分で抱えない

ある程度業務に慣れてくると、愛着が湧いてくるのかもしれないが、業務を１人で抱えてしまう人がいる。この業務は自分にしかできないと思い込んでいたり（己惚れていたり）もする。
誰かに教えて任せるよりも、慣れている自分がやった方が極めて早いし、教える労力を考えれば、とても効率的だと思っているのかもしれない。

しかし、自分の業務を誰かに渡していかなければ、新しい業務を受け入れても首が回らなくなるし、そもそもそのような機会を失うことにもなりかねない。

仕事を後輩に教えそれを渡すことができて初めて、今度は自分が新しいより困難な（やりがいのある）仕事を受け取ることができるのである。

6-2 面倒なことを代わりにやってくれる後輩を育てる

新しい業務は、新鮮で少しワクワクする。しかし、気が付くと面倒くさくなっている。それは、その業務を後輩に引き継ぐ合図でもある。

自分が今やっている業務ができる後輩を育て、どんどん業務を手放していこう。そうすることでより成長の機会に恵まれた仕事に巡り合えることになる。

また、成長した後輩は、今度はとても頼りになる存在となる。あなたの業務をサポートしてくれるので、あなたの仕事の効率も上がっていく。

6-3 人に教えることで自分が成長する

人を指導することは本当に難しいことである。何かを伝えてもなかなか理解してもらえない。自分はもっと呑み込みが早かったはずだと思っているかもしれないが、たいして変わりはないだろう。

後輩が何を考えているのか適切に聴き出して理解すること、的確なアドバイスをして意図したとおりに伝えること、対立した際には説得力を発揮して納得してもらったり問題を解決したりすること、これらのプロセスは、あなたの成長に欠かせないものである。
そして、それは、何年たっても自分がどのステージに位置していようともやらなければならないことである。また、どんどんそのハードルは上がって難易度は高くなることでもある。

だからこそ、あなたは成長してより成果を上げられるようになるのであり、あなたをサポートしてくれる強力な味方を得ることができるのである。

就業時間内に成果を上げて定時に帰宅するための６つの仕事術を例示した。もう一度確認すると、
■週に1度自分にノー残業デーを課しそれを徐々に増やしていく
■仕事にデッドラインを設け就業時間内に終わらせる
■仕事に使う時間資源を「選択と集中」させる
■手戻りしない効率的なスケジュール調整をする
■仕事を分類し業務改善する
■あなたの仕事を遂行できる人材を育てる
である。

これらは、決して小手先の方策ではなく、抜本的な解決を目指したものである。当然、真のプロフェッショナルとして身に着けておかなければならないことばかりなので、ぜひ参考にしてもらいたい。